Objectif du poste
Fournir et coordonner un soutien aux opérations de vol, à la gestion des services en vol et aux équipages opérationnels de façon continue.
Principales responsabilités
- Tenir à jour les rapports d'absence des pilotes et des agents de bord et communiquer les mises à jour aux chefs de base/adjoints, au gestionnaire régional des services en vol ainsi qu'aux gestionnaires en vol.
- Examiner les lettres pour le programme AWP (Attendance Wellness Program), rencontrer le chef pilote, le gestionnaire régional des services en vol et/ou les gestionnaires en vol pour attribuer les lettres.
- Tenir la base de données des mises à l'essai des pilotes et des agents de bord et coordonner la distribution des lettres de probation.
- Gérer, acheter et distribuer les pièces d'uniforme (épaulettes, insignes, gilet de sécurité, etc.).
- Servir de liaison entre les pilotes/agents de bord et l'entreprise pour la réparation des casques et des bagages.
- Coordonner avec l'administration des normes de vol et de la formation pour la distribution des manuels de formation/Jeppesen/entreprise aux pilotes reprenant le travail.
- Coordonner avec les pilotes quittant l'entreprise afin de s'assurer que tout le matériel de l'entreprise est retourné.
- Coordonner et autoriser la documentation pour les laissez-passer de sécurité aéroportuaire.
- Veiller à ce que les salles d'équipage soient toujours approvisionnées et propres.
- Gérer les bacs de distribution et les dossiers de courrier des pilotes/agents de bord dans la salle d'équipage.
- Mettre à jour la bibliothèque du département (COM, AOM et Jeppesen) avec les révisions/bulletins/avenants.
- Responsable de la commande des fournitures pour le département.
- Assurer l'entretien du matériel de bureau.
- Responsable du codage, de la signature et du transfert de toutes les factures et dépenses du département aux comptes fournisseurs (jusqu'à 1 000 $).
- Servir de liaison entre les comptes fournisseurs et le pilote pour les problèmes liés à eTrip et assurer le suivi.
- Responsable du codage et du transfert au responsable désigné des factures et dépenses supérieures à 1 000 $.
- Coordonner, suivre et distribuer les laissez-passer de stationnement et les clés d'accès.
- Agir en tant que personne de référence pour toutes les demandes des pilotes/agents de bord et assurer un suivi rapide et précis par courriel/téléphone/en personne.
- Contacter les pilotes/agents de bord dont les certificats médicaux et/ou passeports sont à échéance ou en retard.
- Transmettre les dossiers de formation, les certificats médicaux et les passeports aux dossiers de l'équipage.
- Faire le suivi et corriger les informations de compte de per diem américain rejetées.
- Exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures établies en accordant une priorité à la sécurité personnelle, ainsi qu'à celle des collègues et des clients.
- Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.
Qualifications requises
- Les candidats à ce poste doivent avoir terminé au minimum la 12e année.
- Le candidat idéal aura 2-3 ans d'expérience en administration de bureau et possédera un certificat/diplôme en administration de bureau.
- Le candidat retenu doit posséder d'excellentes aptitudes à la résolution de problèmes et à l'organisation, être capable de bien travailler sous pression, respecter les délais et travailler avec un minimum de supervision.
- Ce poste exige des normes de travail méticuleuses et d'excellentes compétences interpersonnelles.
- Le titulaire devra maîtriser l'ensemble des produits Microsoft Office.
- Le candidat doit posséder d'excellentes compétences en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral.
Remarque : Le bilinguisme (anglais et français) est requis dans les bases situées dans la province de Québec.
Qualifications préférées
- Expérience dans l'industrie aérienne.
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